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Asana の受付タスクを適切な担当者へ振り分ける
フォーム、他チームからの依頼、オペレーションのキューなどから Asana の受付プロジェクトに新しいタスクが届くと、Macha は依頼内容を読み、カテゴリーに応じた担当者を選んで割り当て、タスクの要約を Slack チャンネルに投稿します。チームはその場で状況を把握できます。
受付キューが、仕事の行き止まりになるのを防げます。
仕組み
New Task Added
Ops Intake に新しいタスク —「Set up SSO for new hire cohort」
Read the request
依頼文から、タスクのカテゴリーを「IT / Access」と判定
Pick the owner
カテゴリー IT / Access → 担当は Jamie（ワークスペースのユーザー一覧より）
Assign the task
担当者を Jamie に設定 · 期日は 2 営業日後
Notify in Slack
Asana へのリンクを添えた要約カードを #ops-intake に投稿
Jamie への新しい依頼です：**Set up SSO for new hire cohort**（期日は金曜）。
2 分前に受付フォームから振り分けました。Asana へのリンクはスレッドにあります。担当が別の方であればお知らせください。振り分けのルールを組み直します。
トリガーとアクション
トリガー
New Task Added
Asana
新しいタスクが作成されたときに発火します。プロジェクトで絞り込めば、特定のキューだけを対象にできます。
アクション
Get Task
Asana
タスクを、詳細、サブタスク、コメントつきで取得します。
アクション
List Users
Asana
ユーザーを一覧表示し、作業を割り当てる前に担当者名から ID を特定できるようにします。
アクション
Update Task
Asana
担当者、期日、その他の書き込み可能な項目を更新します。
アクション
Send Message
Slack
任意の Slack チャンネルまたはダイレクトメッセージにメッセージを送信します。
関連するユースケース
解決後にフォローアップの連絡を送る
チケットが解決したあと、Macha がそのチケットに、お客様に合わせたフォローアップの公開返信を自動で追加します。その後の状況を尋ね、ご意見もうかがいます。
Slack で新規のお客様の初期設定を案内する
新規のお客様が共有 Slack チャンネルに参加すると、Macha が初期設定を案内します。Notion からセットアップガイドを取り出し、関連する Google Docs を共有し、その場で出てきた質問にも答えます。
解決後にお客様のフィードバックを集める
チケットが解決すると、Macha はその内容に合わせたフォローアップの返信をチケット上に投稿してフィードバックを依頼し、実施した内容を記録します。